La
presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “
Política
”)
regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión
de datos de
beneficiarios,
candidatos, empleados y contratistas
de
la
Fundación
Española para la Salud
(en adelante la “
Fundación
”),
de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria
1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se
dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales.
-
Información
del Responsable del Tratamiento de la información personal
La
empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
-
Tratamiento
al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad
-
Tratamiento
de Datos personales de naturaleza pública y privada.
Los
datos personales de beneficiarios, candidatos, empleados,
colaboradores y contratistas de la Fundación son recolectados,
almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos,
transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y
gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las
finalidades establecidas en esta Política.
-
Finalidades
para el tratamiento de datos de beneficiarios:
La
Fundación accede a datos de sus
beneficiarios
tales
como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos,
teléfonos fijos y celulares, entre otros
.
Estos datos son recolectados con las siguiente
s
finalidades:
-
Capturar
información veraz, vigente y así poder mantener la base de datos
actualizada, ya que es una herramienta fundamental para canalizar
cualquier tipo de ayuda.
-
Enviar
y presentar información personal para formularios de ingreso y
actualización a la Fundación, encuestas, formularios de aplicación
a las subvenciones que ofrecen las Comunidades Autónomas en España
y en distintas entidades privadas o públicas colombianas.
-
Elaborar
informes de desempeño y gestión de parte de la dirección de la
Fundación para efectos de estudios de mercadeo, manejo de
estadísticas.
-
Comunicar,
promocionar y realizar lanzamientos de nuevos productos y convenios
como fuente de ingreso para el sostenimiento de los programas
sociales que apoya la Fundación.
-
Comunicar
la realización de actividades y eventos benéficos, culturales
organizados por la Fundación.
-
Finalidades
para el tratamiento de datos de candidatos, empleados y
colaboradores
La
Fundación
accede
a datos de candidatos, empleados y colaboradores tales como sus
nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos
y celulares, entre otros
.
Estos datos son recolectados con las siguiente
s
finalidades:
-
Recolección
de las hojas de vida de los candidatos interesados en trabajar en la
Fundación.
-
Análisis
de la información de cada candidato y contacto con el fin de
iniciar un proceso de vinculación.
-
Consultar
y/o verificar datos de los candidatos en fuentes públicas de
información.
-
Adelantar
procesos de selección de personal y funcionarios por parte de la
Fundación.
-
Dar
cumplimiento a las obligaciones laborales de la Fundación,
establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el
Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de
Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja
de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas
retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y
certificados laborales, y suministrar información a una entidad o
autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la
normas vigentes.
-
Realizar
los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Empleado o
entidades expresamente indicadas por el Empleado.
-
Contratar
seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de
cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con la
Fundación, de ser el caso.
-
Notificar
a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o
con ocasión del desarrollo del mismo.
-
Mantener
la seguridad y salud de los empleados en el lugar de trabajo, de
conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y
conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del
Decreto 1072 de 2015.
-
Informar
instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
-
Evaluar
el desempeño laboral del Empleado.
-
Recolectar
información y evidencia con el fin de realizar procesos
disciplinarios laborales, de ser el caso.
-
Almacenar
los datos personales en el sistema informático y físico interno de
la Fundación.
-
Circular
y consultar los datos entre las personas especificadas en esta
Sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
-
Usar
la información para procedimientos y documentos relacionados a la
relación laboral del Empleado con la Fundación.
-
Identificación
plena del Empleado, mediante archivo y manejo de sus datos de
contacto, información profesional y académica del Empleado, entre
otros.
-
Comunicación
en general, registro, capacitaciones y autorizaciones para la
gestión de las actividades en las cuales se relacionan datos del
Empleado y sus familiares con los d
e
la Fundación
.
-
Finalidades
para el tratamiento de datos personales de contratistas
La
Fundación accede a datos personales de contratistas tales como sus
nombres, número de cédula, correos electrónicos, número de cuenta
de ahorros, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos
son recolectados con las siguientes finalidades:
-
Ejecución
de los contratos suscritos con la Fundación y envío de información
relacionada con la información contractual.
-
Garantizar
el cumplimiento de las obligaciones comerciales en el marco de las
relaciones contractuales.
-
Dar
cumplimiento a las obligaciones de la Fundación, tales como
verificar que los contratistas estén efectuando de manera oportuna
sus aportes a seguridad social en salud y pensión y suministrar
información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos
personales, conforme con las normas vigentes.
-
Realizar
los pagos necesarios en las cuentas bancarias o entidades
expresamente indicadas por los contratistas.
-
Investigación,
verificación y validación de la información suministrada por los
contratistas, con cualquier información de la que la Fundación
legítimamente disponga.
-
Comunicación,
consolidación, organización, actualización, control,
acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento,
interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y
actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores
y contratistas con la Fundación.
-
Comunicar
la realización de actividades y eventos benéficos, culturales
organizados por la Fundación.
-
Tratamiento
de datos sensibles:
-
Tratamiento
de los datos sensibles de los beneficiaros
La
Fundación tratará datos sensibles de los beneficiarios, ya que
tiene conocimiento de su estado de salud y accede a datos
biométricos. Las finalidades del tratamiento de estos datos son:
-
E
valuar
la situación de salud de cada persona interesada en vincularse con
el propósito de recibir apoyo de la Fundación.
-
Presentar
documentación pertinente
para
evaluar
otorgamiento de las diferentes ayudas que brinda la Fundación a los
beneficiarios.
-
Publicación
de fotografías y videos a través de medios impresos y/o redes
sociales con imágenes y testimonios de adultos mayores, con el
único propósito de sensibilizar a futuros colaboradores sobre la
situación real del adulto mayor en Colombia y así obtener mayor
número de donaciones.
Para
estos efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones
legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las
siguientes:
-
Obtener
autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando
el carácter facultativo de la misma. Esta autorización será
implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los
siguientes casos en los que no se requiere autorización por
disposición legal:
-
El
Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del
Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
-
El
Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas
y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG,
asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre
que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos
eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.
-
El
Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
-
El
Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o
científica. En este evento deberán adoptarse las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
-
Tratamiento
de los datos sensibles de candidatos y empleados
La
Fundación podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus
candidatos y empleados tales como videos, fotografías y huellas
dactilares. Así mismo, la Fundación obtiene información sobre el
estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones
legales sobre salud ocupacional, así como de las condiciones de
vivienda, orientación sexual, política y filosófica. Para estos
efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones legales
sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:
a) Obtener
autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando
el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran
sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección
de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se
requiere autorización por disposición legal:
-
El
Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del
Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
-
El
Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas
y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG,
asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre
que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos
eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.
-
El
Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
-
El
Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o
científica. En este evento deberán adoptarse las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
-
En
los casos en que la Fundación tenga acceso a datos sensibles, el
tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes
finalidades:
-
Datos
relativos al estado de salud de candidatos o empleados con los fines
de: i) verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos
necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o
fue contratado; ii) contar con la información necesaria para
atender cualquier emergencia médica que se presente durante la
prestación de servicios en las instalaciones del Empleador; y iii)
cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e
implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan
que busque proteger la salud del Empleado y las personas en el lugar
de trabajo; iii) Cumplimiento de las obligaciones legales que se
deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los
trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las
autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o
cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
-
Datos
biométricos, dentro de los que se encuentra las imágenes obtenidos
a través de mecanismos de grabación de video (CCTV) y fotografía
con el fin de: i) medida de seguridad que permita determinar las
personas que ingresan a las instalaciones de la Fundación, los
perfiles de ingreso y las actividades realizadas durante la
permanencia en estos sitios; ii) verificar la autenticidad de
documentos entregados a la Fundación; y iii) contar con un
seguimiento sobre las horas de entrada y salida de los empleados y
verificar la identificación de las personas que realizan su ingreso
a las oficinas como medida preventiva en casos de emergencia y
posibles evacuaciones; y iv) diseñar documentos de identificación
como carnets u otros similares.
-
Tratamiento
de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
La
Fundación podrá tratar datos de niños, niñas y adolescentes que
sean beneficiarios, de acuerdo con las finalidades mencionadas en las
secciones anteriores y principalmente para poder ofrecerles los
beneficios de la Fundación. En el mismo sentido, la Fundación podrá
tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores
de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de
los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo
los requisitos señalados en la regulación de protección de datos.
Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos
datos son:
-
Identificación
de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se
realicen en el domicilio del candidato.
-
Inscripción
como beneficiarios en el Sistema de Seguridad Social en Salud, en
Pensión, Cajas de Compensación Familiar, en las pólizas o seguros
de vida que adquiera el Empleador a favor del Trabajador, o
cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
-
En
el caso en el que sea aplicable, para el pago de beneficios o
auxilios extralegales a favor de los hijos del Trabajador por parte
del Empleador, becas, bonos.
-
El
reconocimiento de licencias de maternidad, paternidad o luto o las
demás a las que esté obligado el Empleador en virtud de la
legislación vigente.
-
Comunicación
de la realización y organización de actividades de bienestar
dirigidas a menores de 18 años organizadas por el Empleador
directamente o la persona que este designe.
-
Transferencias
internacionales de datos personales
La
Fundación envía información a entidades localizadas en España,
tales como, formularios de ingreso y actualización a la Fundación,
encuestas y formularios de aplicación a las subvenciones que ofrecen
las Comunidades Autónomas en España.
-
Derechos
que le asisten como Titular de los datos
De
conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de
2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los
datos personales tiene los siguientes derechos:
-
Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación,
en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá
ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
-
Solicitar
prueba de la autorización otorgada a la Fundación, en su calidad
de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento, d
e
conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de
2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen,
modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad
del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo
2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
-
Ser
informado por la Fundación, previa solicitud, respecto del uso que
le ha dado a sus datos personales;
-
Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya
agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Fundación.
-
Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en
conductas contrarias a la ley y la Constitución.
-
Acceder
en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
-
Área
responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
El
Área Administrativa de la Fundación será responsable de la
atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el
ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
-
Procedimiento
para ejercer los derechos del Titular de los datos
8.1
Procedimiento para acceso y de consulta
El
Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la
información que repose en las bases de datos en posesión de la
Fundación, para lo cual deberán comunicar la correspondiente
petición al correo electrónico directora@fundacionfes.net
o al jparra@fundacionfes.net
o comunicarse al 6104666
.
También será posible formular estas peticiones por escrito, y
radicarla
de
lunes a viernes en horario 9:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM,
en la
Calle
90 # 11ª-34 Oficina 302
,
de la ciudad de
Bogotá.
Para
evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal
del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la
identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por
persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en
representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
8.2
Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión,
revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El
Titular,
o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en
las bases de datos de la
Fundación
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante la
Fundación
el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad
con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
-
El
reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al
correo jparra@fundacionfes.net,
directora@fundacionfes.net
o radicando una comunicación por escrito
de
lunes a viernes en horario 9:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM,
en la Calle 90 # 11ª-34 Oficina 302 de la ciudad de Bogotá.
-
Para
evitar que terceros no autorizados accedan a la información
personal del Titular de los datos, será necesario previamente
establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea
formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la
misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no
presentada.
-
La
solicitud debe contener la siguiente información:
-
La
identificación del Titular.
-
Los
datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos
de contacto).
-
Los
documentos que acrediten la identidad del Titular, o la
representación de su representante.
-
La
descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
-
La
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
-
Los
documentos que se quiera hacer valer.
-
Firma,
número de identificación y huella.
-
Radicación
en original.
-
Si
el reclamo resulta incompleto, la
Fundación
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a
la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
-
Si
el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo,
dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
-
Una
vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos
una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
-
El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
8.3
Supresión de Datos
El
Titular tiene el derecho a solicitar a la Fundación la supresión
(eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:
-
Considere
que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
-
Hayan
dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la
cual fueron recolectados.
-
Se
haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines
para los que fueron recolectados.
Esta
supresión implica la eliminación total o parcial de la información
personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los
registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la
Fundación.
Es
importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es
absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
-
La
solicitud de supresión de la información no procederá cuando el
Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos.
-
La
eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación
y persecución de delitos o la actualización de sanciones
administrativas.
-
Los
datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del Titular, para realizar una acción en función del
interés público, o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el Titular.
8.4
Revocatoria de la Autorización.
El
Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al
Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y
cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
-
Seguridad
de la Información.
En
desarrollo del principio de seguridad, la Fundación
ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables
para proteger la información de los Titulares e impedir
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus
Titulares y no permitirá el acceso a esta información por parte de
terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos
o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
-
Vigencia
de la Política.
La
Política con sus modificaciones rige a partir del
1
de junio de 2017
.
Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer
mediante un anuncio en la página web www.fundacionfes.net.
El
término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales
se entiende por el término de la relación comercial o de la
vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de
la compañía.
